Von Anfrage bis Aftermovie: Der komplette Fahrplan für Events im Maindock Frankfurt

Gerade wenn Sie nur vier Monate Vorlauf haben, brauchen Sie eine strukturierte Roadmap – von der ersten Idee über die Anfrage im Maindock bis zur Auswertung und dem Aftermovie. Ziel ist ein Event, das professionell wirkt, intern gut vertretbar ist und Ihre Ziele messbar unterstützt.

Der komplette Projektfahrplan in vier Monaten

Ein bewährter Fahrplan für Events gliedert sich in sechs Phasen:

1. Phase 1 – Ziel & Rahmen klären (Woche 1–2)
   • Eventziel definieren (z. B. Firmenevent, Hochzeit, Party, Weihnachtsfeier)
   • Zielgruppe, Anzahl der Gäste, Budgetrahmen festlegen
   • Groben Termin und Zeitfenster bestimmen
   • Erste Ideen zur Dramaturgie und zum Charakter des Events sammeln
2. Phase 2 – Location & Grundgerüst (Woche 2–4)
   • Anfrage beim Maindock mit Eckdaten
   • Angebot und Verfügbarkeiten prüfen
   • Entscheidung für Datum und Raumkonfiguration
   • Vorläufige Raumplanung (Zonen, Bühne, Bar, Catering)
   • Blocker-Termine für Key-Entscheider im Kalender sichern
3. Phase 3 – Inhalte & Dienstleister (Woche 4–8)
   • Programm grob strukturieren (Keynotes, Workshops, Showact, Party)
   • Technik-Anforderungen definieren (Ton, Licht, Video, Streaming)
   • Catering-Variante wählen (Buffet, Flying Buffet, Menü)
   • Dienstleister für Foto/Video, Moderation, Entertainment anfragen
   • Save-the-Date oder Einladungsvorankündigung versenden
4. Phase 4 – Detailplanung & Kommunikation (Woche 8–12)
   • Feinplanung von Agenda und Dramaturgie
   • Technische Detailabstimmung mit Maindock und Technikpartnern
   • Menü- und Getränkefestlegung
   • Einladungskampagne (E-Mails, Landingpage, Anmelde-Tool)
   • Anmeldestand laufend monitoren und ggf. Maßnahmen nachsteuern
5. Phase 5 – Umsetzung & Eventtag (Woche 12–16)
   • Finales Briefing aller Dienstleister
   • Ablaufpläne für Technik, Catering, Moderation, Orga-Team
   • Aufbau im Maindock, Technikcheck, Generalprobe
   • Eventdurchführung mit klaren Verantwortlichkeiten
   • Spontane Anpassungen über zentrale Projektleitung steuern
6. Phase 6 – Nachbereitung & Aftermovie (Woche 16–18)
   • Debriefing mit internen Stakeholdern
   • Auswertung von Feedback, KPIs und Leads
   • Sichtung und Auswahl von Foto- und Videomaterial
   • Produktion eines Aftermovies oder Highlight-Clips
   • Nachkommunikation an Teilnehmende und intern

Kritische Meilensteine und sinnvolle Deadlines

Ein Fahrplan für Events steht und fällt mit den richtigen Meilensteinen.

Besonders kritisch sind:

• Location-Buchung (spätestens Woche 4)
  Ohne fixen Termin bleibt alles vage. Die Zusage fürs Maindock schafft Planbarkeit für alle weiteren Schritte.
• Technik- und Raumkonzept (spätestens Woche 8)
  Bühne, Bestuhlung, Screens, Ton, Licht – all das braucht Vorlauf. Gerade bei Streaming oder aufwendigen Setups ist eine frühe Festlegung entscheidend.
• Catering-Fixierung (spätestens Woche 10)
  Menüs, Buffet, Sonderwünsche (vegetarisch, vegan, Allergien) müssen rechtzeitig geplant werden.
• Kommunikationsstart (spätestens Woche 10)
  Gäste brauchen Vorlauf. Je nach Zielgruppe mindestens 4–6 Wochen Einladungshorizont.
• Finales Gesamt-Briefing (spätestens 7–10 Tage vor dem Event)
  Hier werden alle Abläufe aufeinander abgestimmt – inklusive Aufbauzeiten, Lieferfenstern, Technikeinrichtung und Ablaufregie.

• Projektleitung Event
  Gesamtverantwortung, Schnittstelle zu Geschäftsführung, Maindock und Dienstleistern. Trifft operative Entscheidungen.
• Location-Verantwortliche:r
  Hauptansprechpartner:in für das Maindock: Flächen, Zeiten, Anlieferung, Hausregeln, Sicherheit.
• Technik-Koordination
  Verantwortlich für Ton, Licht, Video, ggf. Streaming. Stimmt sich eng mit dem technischen Team des Maindocks und externen Dienstleistern ab.
• Catering-Responsible
  Klärt Menü, Allergien, Zeitpunkte von Service und Buffeteröffnung, Getränkeplanung.
• Gästemanagement
  Einladungen, Teilnehmerlisten, Check-in, Namensschilder, Info-Kommunikation vorab (Anfahrt, Dresscode, Agenda).
• Content & Regie
  Verantwortlich für Präsentationen, Medieninhalte, Ablauf auf der Bühne, Moderationskarten, Übergänge.
• Dokumentation (Foto/Video)
  Plant, was dokumentiert wird, und steuert Foto- und Filmteam. Später zuständig für Auswahl und Freigabe des Aftermovies.

In kleineren Unternehmen können mehrere Rollen in einer Person gebündelt werden – wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten benannt und verstanden sind.

Fahrplan für Events – Beispiel als Übersicht

Eine einfache tabellarische Struktur unterstützt Ihre Planung. Beispiel:

Aufgabe	Verantwortlich	Deadline	Status
Eventziel & Budget definieren	Geschäftsführung, PL	KW 1	offen
Maindock anfragen & Termin fixieren	PL, Location-Verantw.	KW 2–3	offen
Grobes Programm & Dramaturgie	PL, Content & Regie	KW 4	offen
Technikbedarf mit Maindock abstimmen	Technik-Koordination	KW 6–7	offen
Catering-Angebot auswählen	Catering-Responsible	KW 8–9	offen
Einladung versenden	Gästemanagement	KW 10	offen
Finales Gesamtbriefing	PL	KW 15	offen
Eventdurchführung im Maindock	gesamtes Team	Eventtag	geplant
Aftermovie & Nachkommunikation	Doku, Marketing	KW 17–18	offen

Diese Tabelle kann in Ihrem Projekttool geführt und mit Status-Updates ergänzt werden.

1. Überlastetes Kernteam
   Mitarbeitende organisieren das Event „nebenbei“ zum Tagesgeschäft.
   • Gegenmaßnahme: Klare Zeitbudgets, Prioritäten, ggf. temporäre Entlastung in anderen Aufgaben.
2. Unklare Entscheidungen und späte Freigaben
   Wenn Geschäftsführung oder Fachbereiche spät entscheiden, gerät der gesamte Fahrplan ins Rutschen.
   • Gegenmaßnahme: Früh fixe Entscheidungs-Slots vereinbaren, Entscheidungswege klar kommunizieren, mit Deadlines arbeiten.
3. Technik- und Logistikprobleme
   Unterschätzte Aufbauzeiten, fehlende Tests, unklare Zuständigkeiten.
   • Gegenmaßnahme: Frühzeitiges Technikbriefing, Vor-Ort-Begehung im Maindock, Generalprobe, klarer Ablaufplan für Auf- und Abbau.

Besonderheiten beim Fahrplan für Events im Maindock

Das Maindock bringt spezifische Chancen und Rahmenbedingungen mit sich, die in den Fahrplan gehören:

• Anlieferung & Aufbauzeiten
  Klären Sie früh, zu welchen Zeiten Technik, Catering und Deko anliefern dürfen, wie die Zufahrt funktioniert und wie lange der Aufbau realistisch dauert.
• Lärmschutz & Nachbarschaft
  Gerade bei Abend- und Partyevents sollte früh abgestimmt werden, wie laut Musik sein darf und bis wann. Das beeinflusst Beginn, Peak und Ende Ihrer Partyphase.
• Raumwechsel & Flächenlogik
  Wenn Sie verschiedene Bereiche im Maindock nutzen (z. B. Präsentationszone + Barbereich), planen Sie Wege, Crowdflow und Übergänge bewusst in den Fahrplan ein.
• Branding-Möglichkeiten
  Klären Sie, wo Sie Ihre Marke sichtbar machen können: Eingang, Bar, Screens, Fotospots. Diese Punkte gehören in den Content- und Deko-Fahrplan.
• Technische Infrastruktur
  Nutzen Sie vorhandene Technik effizient: Hausbeschallung, Licht, Projektionsflächen, Anschlüsse. Das spart Budget und vereinfacht Abstimmungen.

Ein guter Fahrplan für Events schafft Ruhe und Qualität

Ein klarer Fahrplan für Events ist kein zusätzlicher Aufwand, sondern Ihre Versicherung gegen Stress, Doppelarbeit und improvisierte Lösungen.

Wenn Sie Ziele, Meilensteine, Rollen und Risiken früh definieren, wird das Maindock zur perfekt orchestrierten Bühne Ihres Unternehmens – von der ersten Anfrage über den Veranstaltungstag bis zum Aftermovie, das Ihr Event intern und extern verlängert.